江西省人大常委会


江西省档案管理条例
江西省人民代表大会常务委员会
江西省人民代表大会常务委员会公告(第70号)


（江西省第九届人民代表大会常务委员会第二十四次会议于2001年6月21日通过，自2001年8月1日起施行）

第一章 总则
第一条 为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）以及有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本条例。
第二条 本省行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事档案的接收、收集、整理、保管、利用和公布等管理活动，应当遵守本条例。
第三条 本条例所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
属于国家所有的档案，按国家档案局会同有关部门确定的具体范围执行；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的档案，由省人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划；建立健全机构，保障档案事业发展。
第五条 省、市、县（区）档案局负责履行同级人民政府档案行政管理部门的职责。
第六条 各级人民政府及其档案行政管理部门和有关部门对有下列情形之一的单位和个人应当给予表彰和奖励；
（一）在档案的收集、整理、保护和开发利用方面成绩突出的；
（二）在档案学研究、档案宣传、档案教育中做出重要贡献的；
（三）将重要或者珍贵的档案捐献给国家的；
（四）热心资助档案事业事迹突出的；
（五）举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的；
（六）在其他方面对档案事业做出突出贡献的。

第二章 档案机构及其职责
第七条 省人民政府档案行政管理部门主管全省档案事业，对全省的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
市、县（区）人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业。
第八条 县级以上人民政府档案行政管理部门依法履行下列职责：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；
（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；
（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；
（四）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
第九条 乡（镇）人民政府和街道办事处应当建立档案室，指定人员负责本机关的档案收集、整理、保管和利用工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
村民委员会和居民委员会应当指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
第十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第十一条 按行政区划分级设置的地方各级国家档案馆，由同级人民政府批准。
专门档案馆、部门档案馆的设置，应当符合国家有关档案馆设置原则和布局的规定，按省人民政府档案行政管理部门统一规划，经同级人民政府档案行政管理部门审核同意，报同级人民政府批准。
企业事业单位档案馆的设置，由企业自主决定或者经其主管部门批准，并报省人民政府档案行政管理部门备案。
第十二条 各级国家档案馆负责接收、收集、整理、保管其分管范围内各历史时期的所有门类和各种载体的档案。
专门档案馆负责接收、收集、整理、保管某一专门领域或者某种特殊载体形态的档案。
部门档案馆、企业事业单位档案馆分别负责接收、收集、整理、保管本部门或者本单位及其所属单位形成的档案。

第三章 档案的管理
第十三条 档案行政管理部门应当对依法从事档案工作的机构、人员、库房设备、馆室藏量、档案管理的基本情况以及应予登记的其他事项进行登记，具体办法由省人民政府另行制定。
第十四条 机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的按照国家和本省规定应当归档的材料，由本单位文书或者业务部门收集整理，定期交单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何人不得据为己有、拒绝归档或者自行销毁。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十五条 本行政区域内重大的政治、军事、经济、科学、技术、教育、文化、宗教等活动和重要人物、杰出人物在其公务活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种档案，承办单位应当做好收集、整理工作，并在活动结束后3个月内向所在地同级国家档案馆移交。
特别重大的活动，承办单位应当按省人民政府有关规定通知省档案馆派专人进行录像、摄影。
第十六条 有下列情形之一的，有关单位和个人应当做好档案收集工作，并通知当地档案行政管理部门，接受有关档案工作的指导和监督：
（一）行政区划变动的；
（二）机构设立、变更或者撤销的；
（三）组织实施重点建设项目（工程）、重大科学技术研究项目以及重大普查活动的；
（四）举办或者承办本行政区域内有重大影响活动的；
（五）发生其他重大事件的；
（六）发现重要、珍贵档案和资料的。
第十七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照下列规定移交档案和档案有关的资料：
（一）列入省级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满20年向省档案馆移交；
（二）列入设区的市级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年向市档案馆移交；
（三）列入县级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满5年向县（市、区）档案馆移交；
（四）列入专门档案馆接收范围的档案，自形成之日起6个月内向专门档案馆移交；
（五）列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆接收范围的档案，自形成之日的次年6月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。
因特殊情况需要提前或者延长移交期限的，应当经主管部门或者同级档案行政管理部门审查同意。
各级各类档案馆接收档案的范围按国家有关规定执行。
第十八条 国有企业发生改制、拍卖等资产与产权变动或者依法破产时，应当依照国家有关国有企业资产与产权变动档案处置的规定办理档案移交工作。
中外合资（合作）经营企业终止、解散后，档案交由原中方保存或者向当地国家档案馆移交。外资企业终止、解散后档案的处置，依照国家有关外资企业档案管理的规定办理。
第十九条 各级各类档案馆（室）应当建立健全科学的管理制度，使用符合国家标准的档案用品及装具。
禁止在危房和有重大火灾隐患以及没有防护设施的环境中保管档案，对破损、散失的档案应当采取措施进行抢救。
第二十条 对不具备保管条件，可能导致档案不安全或者严重损毁的，按照下列规定处理：
（一）列入档案馆接收范围的，经同级档案行政管理部门核实后，由有关档案馆提前接收进馆；
（二）属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的，档案行政管理部门应当督促档案保管者改善其保管条件，或者经协商同意后，向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。
第二十一条 各级各类档案馆可以按合同的约定向社会开展代保管档案服务。
第二十二条 各级各类档案馆（室）应当定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。
第二十三条 各级各类档案馆（室）对保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照国家有关保密规定办理。
第二十四条 禁止出卖属于国家所有的档案。
集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，向国家档案馆以外的单位或者个人出卖、转让或者赠送的，须经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。
第二十五条 国家所有的档案、集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案及其复制件需要携带、运输或者邮寄出境的，除依法由国家档案局批准的外，应当提前30日向省档案行政管理部门申报批准，海关凭批准文件查验放行。

第四章 档案的利用和公布
第二十六条 各级国家档案馆保管的档案应当按《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。
第二十七条 省级国家档案馆建立全省性的档案目录中心，市、县（区）国家档案馆应当定期向省目录中心报送档案资料目录，为档案利用者提供现代化的检索服务。部门档案馆以及其他档案机构应当定期向县级以上国家档案馆报送档案资料目录，逐步实现档案信息资源共享。各级各类档案馆应当配备编研人员，加强档案的研究整理，采取各种形式开发档案信息资源，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同的范围内发行并提供社会利用。
第二十八条 档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。
需要利用档案馆保存的已开放档案的，应当持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明。
需要利用档案馆保存的未开放档案的，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经同级人民政府档案行政管理部门审查同意。
需要利用机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案的，须经档案保存单位同意。
第二十九条 任何单位或者个人利用档案，应当遵守有关规定，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案；利用已经开放的档案，不得侵犯他人的合法权益；利用涉及知识产权的档案，应当征得知识产权所有者的同意。
第三十条 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，对提供社会利用的档案，可以按照国家或者省人民政府档案行政管理部门会同价格行政管理部门制定的收费标准收取费用。
第三十一条 档案的公布是指通过《档案法实施办法》第二十三条规定的形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布，但应当遵守国家有关规定。任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
对寄存在档案馆的集体或者个人所有档案，未经档案所有者同意，档案馆不得提供给他人利用和公布。

第五章 保障措施
第三十二条 各级地方人民政府应当按档案馆藏量将档案事业经费纳入同级财政预算，统筹安排发展档案事业所需经费。
第三十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当依法为档案的收集、整理、保管和利用提供必要的条件，保障档案工作的开展。
第三十四条 县级以上人民政府应当把地方国家档案馆建设纳入地方固定资产投资计划。档案馆建筑应当符合国家规定的档案馆建筑设计规范要求。
各级各类档案馆（室）应当配置档案管理必需的设备，逐步运用高新技术管理档案。
第三十五条 档案专职人员应当具备档案管理以及相关专业知识，依法取得相应的档案技术职称。未受过档案专业知识教育的，须经县级以上人民政府档案、人事行政管理部门培训合格，方可上岗。
第三十六条 鼓励中外组织和个人通过捐赠、捐助或者其他形式支持本省档案事业的发展。

第六章 法律责任
第三十七条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）不按照国家有关档案技术规范要求归档或者不集中统一管理档案的；
（三）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；
（四）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；
（五）不按照国家规定开放档案的；
（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（七）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
（八）档案专职工作人员未按规定取得培训合格证书上岗的；
（九）对已报损毁、丢失的档案未作及时认定的。
有前款第（一）项、第（六）项、第（七）项违法行为构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第三十八条 国家档案馆库房属二级以上危房或者有重大火灾隐患，同级人民政府应当采取整改措施而未采取整改措施，造成重大损失的，依法对同级人民政府主要负责人或者分管负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第三十九条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）违反《档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的。
在利用档案馆的档案中，有前款第（一）项、第（二）项、第（三）项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企业事业单位或者个人有第一款第（四）项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；有违法所得的，没收其违法所得；并可以按照《档案法》第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。
第四十条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关依法处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七章 附则
第四十一条 本条例自2001年8月1日起施行。


2001年6月21日
试论公安行政处罚告知程序

王胜宇


　　 一、告知的主体
　　公安行政处罚告知程序的主体和时间因案件适用程序的不同而有所差异。
　　1．简易程序的告知主体简易程序一般适用于事实清楚、案情简单、因果关系明确、危害后果轻微的公安行政案件。对这种案件，公安机关办案人员可以当场作出处罚决定。它体现了当场处罚的即时性和高效性。适用简易程序处理案件时，告知的主体应该就是当场作出公安行政处罚的办案人员。
　　2．普通程序的告知主体现在各级公安机关在行政处罚程序方面普遍建立了办案、审查与决定分开制度．除了适用简易程序予以处罚的案件之外，案件调查人员查明案件事实后，填写《处罚呈批表》，提出初步处理意见后交法制部门审核把关。法制部门提出审核意见，最后报公安行政机关负责人审查并作行政处罚决定，对案情重大或给予较重行政处罚的，则由公安机关负责人集体讨论决定。因此，在普通程序中，告知的主体到底是办理行政处罚的公安机关，抑或是处罚案件的具体经办人员，还是经办处罚案件的哪一个具体部门。有关规定中没有作出规定，导致了普通程序中告知主体不清晰的情况。
　　笔者认为，告知主体不应当是法制部门，而应当是公安机关的办案部门。在此，应当理解公安机关法制部门的地位和作用。虽然在案件呈批过程中要求法制部门签署意见，但是法制部门作为内部执法监督机构，只能就案件的事实是否清楚，证据是否确凿、充分，定性是否准确，处理意见是否适当，适用法律是否正确，程序是否合法，法律文书是否规范、完备等内容进行审核，其目的是为了保障案件质量。因此，行政机关的法制部门本身没有处罚权，更没有对办案部门提出的处罚意见的变更权。如果法制部门在审核过程中发现办案部门提出的处罚意见事实不清、证据不足、定性不准、处罚不适当、适用法律错误、程序违法或者法律文书不规范、完备，也只能向办案部门提出办案建议，一般不能变更。
　　二、告知的内容
　　1．告知内容的范围《行政处罚法》第31条规定：“行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。”从这条规定看，公安行政处罚告知的内容主要有四个方面：
　　 (1)作出行政处罚决定的事实,这种事实主要是行政处罚相对人应受到行政处罚的事实依据，即这种事实是行政相对人实施的违法行为事实且这种事实必须是法律规定应予处罚的事实。
　　(2)作出行政处罚决定的理由,这里所说的理由是指行政主体在行为人的违法事实和法律的客观性的基础上，对行政相对人所实施的违法行为与行政违法结果之间的因果关系，以及行政相对人是否应当受到行政处罚和应受何种处罚所作的一种客观分析。
　　(3)作出行政处罚的依据,这里所说的依据是指行政机关作出处罚决定的法律依据，即行政机关依据哪一部法律以及该法律哪些条款，对相对人作出行政处罚。
　　(4)行政处罚相对人依法享有的各种权利,由于法律对权利的具体范围未作出明确的规定，实践中人们对此有不同的理解。如有的学者认为，“当事人的权利”是指当事人依法享有的陈述、申辩的权利，不服行政处罚决定申请行政复议和行政诉讼的权利。有的学者认为，“告知权利的内容应当包括某执法人员回避，有权为自己辩解、陈述事实并提出证据，不服处罚时，可以申请行政复议或者提起行政诉讼等程序性权利”。有的学者则认为，应告知的“行政相对方的权利包括：要求听证的权利，申请回避的权利，拒绝回答无关问题的权利，提供证据的权利，申请复议的权利，提起诉讼的权利等”。笔者认为，行政处罚告知程序中，事先告知权利的内容范围，应限于申辩权、陈述权、申请回避权、要求听证权等诸项权利，而不应包括申请复议权和提起诉讼权。
　　首先，从告知程序的立法目的和作用看。《行政处罚法》设立告知程序，是为了限制行政权的恣意行使，保护当事人的合法权益，保障公民权利的同时提高行政效率。通过这一程序，赋予当事人知情权、陈述权、申辩权，使当事人在行政机关作出处罚决定之前，能够了解行政机关作出处罚决定的事实、理由和依据，并有机会进行申辩，提出自己的主张，从而维护自己的合法权益。同时，行政机关通过听取相对人的陈述和申辩，有利于了解案件全貌，避免行政机关可能产生的对当事人随意惩治、滥施处罚等行政专横现象，确保处罚决定的准确性、合法性，其着力点在于实现行政处罚公正．因此，在这一阶段告知申诉权、诉讼权，不符合告知程序兼顾行政效率与维护公民合法权益的原则。
　　其次，从《行政处罚法》的有关条款看。行政处罚法第39条规定行政处罚决定书应当载明的事项之一是：不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。这也说明告知复议权利和诉讼权应在向行政处罚相对人宣布行政处罚决定时，而不是在作出处罚决定之前。再次，从行政复议及行政诉讼性质上看。两者同属行政处罚事后救济性质法律制度，根本不可能介人到行政处罚过程之中，因此在行政处罚决定作出之前告诉当事人享有复议权和诉讼权没有太大的必要。另外，从行政处罚法第41条规定的内容看，告知的内容包括当事人的陈述权、申辩权，而不是申请复议权和提起诉讼权。
　　2．告知内容的质量要求公安行政处罚告知程序作为公安行政处罚的必经环节，这就必然需要对其内容的质量即告知内容的深度和广度提出一定的要求。具体说，可以从以下几个方面来把握：
　　(1)告知的内容应确保陈述和申辩制度得以顺利贯彻当事人的陈述、申辩和质证，主要是针对公安机关作出行政处罚决定的当事人违法事实和法律依据以及建立在事实和法律基础上的行政主体的主观分析判断，具有很强的针对性。因此，如果告知的内容不完整、不充分、不具体，当事人的陈述、申辩和质证就会失去具体的对象目标，这方面的制度就形同虚设。
　　(2)告知的内容应该合理、协调和统一．告知内容的各个要素即案情事实、法律依据、处罚理由、处罚决定、结果之间应一环紧扣一环，对它们之间的因果关系应从客观性、合法性、合理性等几个方而进行充分论证，排除不合理因素。使告知内容的各个要素从整体上保持合理、协调和统一，避免出现自相矛盾的现象。
　　(3)行政处罚告知的内容应明确具体行政处罚告知内容是否应该具体明确是告知程度的一个核心问题。有的人认为，告知的内容不应具体明确。其理由为：一是从环节上看，告知应在行政处罚决定之前，此时，行政处罚决定尚未形成，行政处罚要具体明确，就意味行政机关事实上已作出了决定，这在程序上是违法的。二是从告知主体的权限看，适用一般程序作出超过50元的罚款或拘留处罚决定的处罚权限都属于县市公安机关，而告知主体即案件调查人员则无权行使，因此事先如果告知具体处罚种类和幅度，属于案件调查人员越权行政。笔者认为，告知的处罚应明确具体，即应告知行政处罚的种类和幅度，具体阐述如下：
　　首先，它是行政处罚告知程序自身的必然要求。告知程序作为一种法律救济制度，它要求行政主体必须严格遵循，确保实体公正的实现。如果告知的内容特别是把事实和法律融为一体的公安机关的主观分析判断不具体，模棱两可，含糊其辞，就难以解释清楚主观分析判断的理由，这等于未说明理由。处罚当事人就难以及时地进行陈述和申辩，告知程序就可能流于形式。
　　其次，它有利于全面贯彻实施《行政处罚法》。一是告知相对人具体的处罚种类和幅度，其内容仅仅是案件调查人员的初步处罚建议，并非公安机关作出的处罚决定，因此，这既没有违反行政处罚法有关处罚决定前告知程序的规定，也没有越权作处罚决定。二是告知具体的处罚种类和幅度，有利于从制度上保障行政处罚法第32条有关“行政机关不得因当事人申辩而加重处罚”规定的贯彻。在公安行政处罚的实践中，要求建立一种合理的保障机制，建立一个参照标准，这一参照标准在环节上应建立在相对人申辩之前，在内容上应该具体规范。这样，当事人在自己申辩之后，对公安机关作出的处罚决定有进行比较评判的参照标准，使其认识到依法维护自己合法权益的申辩行为并未受到处罚，确信自己得到了公正的对待，从而更能从心理上和情感上接受教育。同时，还可以通过这种比较对公安机关执法活动进行监督。反之，如果不告知具体的处罚种类和幅度，那么，公安机关是否因相对人申辩而加重处罚仍然是任意的和捉摸不定的。这就必然偏离行政处罚法的立法本意。再次，行政处罚听证程序的启动，需要告知具体处罚的种类和幅度。从行政处罚法第42条规定的听证程序的适用条件和范围看：一是仅限责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额的罚款三种处罚。二是当事人与行政机关对违法事实及适用法律存在分歧，要求举行听证。因此，如果行政机关不告知相对人具体的处罚种类和幅度，相对人就无法主张听证权利，行政听证程序就难以启动，相对人要求听证的权利也就难以得到保障。综上所述，行政处罚中行政机关告知的内容应当明确具体。
　　三、告知的时间
　　《行政处罚法》第31条规定：“行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。”该条法规比较笼统地规定了行政处罚告知程序的时间。人们对此理解不一，一种理解为“在处罚决定书送达之前”；另一种理解为“在处罚决定书送达之时”；第三种理解为“在调查终结并提出初步意见之后送法制部门审核前，由办案单位完成。”笔者认为第三种理解具有较大的合理性，但无法解决当事人申请回避权的问题。因为如果在调查终结之后才告知当事人这一权利，而理应回避之人已参与了案件的调查，这样要么导致不公正的处罚决定的作出，要么重新调查。因此，告知时间应界定为在调查终结并提出初步意见之后行政处罚决定作出之前这一阶段，但告知当事人申请回避权应在调查开始时。
　　1．将告知时间界定在调查终结并提出初步意见之后(除告知申请回避权外)的理由根据《行政处罚法》第31条和相关条文的规定，行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人的内容有：作出行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利。除告知当事人申请回避权外，其余的内容都是在调查终结并提出初步意见之后才能确定。而如果在此之前告知，则行政机关根本无法确定告知哪些事实、理由及依据，也不能确定是否需要告知当事人听证权，同时，当事人的陈述申辩权也因缺乏所针对的对象而无法行使。但告知当事人申请回避权的时间则应是在调查开始之时。
　　2．关于“在作出行政处罚决定之前”的含义笔者认为，它是指行政机关先履行告知义务，然后再作出行政处罚决定，即告知程序先于决定程序，而不是在处罚决定书送达之前或送达之时。通观《行政处罚法》，从整体上予以考察，是会得出此结论的。第一，该法第32条规定：“当事人有权进行陈述和申辩。行政机关必须听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；当事人提出的事实、理由或证据成立的，行政机关应当采纳。行政机关不得因当事人申辩 而加重处罚。”从此条规定来看，首先，当事人的陈述和申辩必须是有针对性的，否则成为无的放矢，其针对的就是行政机关已告知的事实、理由及依据。如果行政机关不先行告知，当事人就无法进行陈述和申辩，行政机关则缺乏复核和采纳的对象；其次，行政机关不得因当事人申辩而加重处罚”的规定也从反面说明了申辩和处罚之间存在先后关系。总之，这条规定体现了行政处罚程序中的“先调查、后裁决”的原则。第二，该法第41条规定：“行政机关及其执法人员在作出行政处罚决定之前，不依照本法第三十一条、第三十二条规定向当事人告知给予行政处罚的事实、理由和依据，或者拒绝当事人的陈述、申辩，行政处罚决定不能成立；当事人放弃陈述或申辩权利的除外。这条规定说明：要行政机关不告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由和依据或拒绝当事人的陈述、申辩，行政处罚就不能成立，前者与后者之间存在着时间上的先后性。第三，该法第42条规定了听证程序。根据该条规定，行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或执照和较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当告知当事人有申请听证权，当事人一旦申请则会启动听证程序，听证又是围绕“违法的事实、证据和行政处罚的建议”进行的，且听证笔录是行政机关作出行政处罚决定的根据。这一系列环节再次说明了行政机关履行告知义务应先于行政处罚决定的作出。总之，“在作出行政处罚决定之前”是指行政机关履行告知义务的程序先于行政处罚的决定程序，这是对《行政处罚法》合理理解的结果，是保证行政处罚决定的合法性和合理性以及保障当事人合法权益的应有之义和当然要求。
　　四、告知的形式
　　告知的形式，即公安机关在作出具体行政行为时采用何种方式告知当事人。根据不同的阶段，不同的标准，可将告知分为口头告知和书面告知。口头告知是指公安机关在实施行政处罚时，以口头的方式，告知行政相对人某种事项或理由，不作文字记载的形式(如向当事人表明执法身份的形式，以及作出具体行政行为时向当事人说明理由都采用口头告知的形式)。书面告知是指公安机关在实施行政处罚时，依法以制作《权利告知通知书》和《告知笔录》等方式告知行政相对人作出具体行政处罚的事实、理，由及依据等内容。不同的程序中采用不同的告知形式。
　　1．在简易程序中,在作出当场处罚决定前,将处罚依据的事实,依据的法律,应承担的法律责任等,向处罚相对人口头告知,在处罚相对人无异议时方可作出行政处罚裁决。
　　2．在一般程序中,公安机关在调查取证的基础上,作出行政处罚决定前,应告知当事人作出具体行政处罚决定的事实、理由和依据,以及当事人依法享有的权利等内容，以制作《权利告知通知书》或《告知笔录》等形式告知。


北安市人民法院 王胜宇